Referat af bestyrelsesmøde 11. november 2019

Referat af bestyrelsesmøde mandag den 11. november 2019 kl. 18.00 i klubhuset.

Tilstede: Michael Talchow (MT) (formand), Torben Grunheit (TG) (ref.), Dorte Hermansen (DH), Christina Jørgensen (CJ), Thomas Elmar (TE), Torben Jørgensen (TJ), Arne Fuglesang (AF). Afbud: Torben Vestergaard (TV).

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Godkendelse af dagsorden

Ingen anmærkninger til dagsorden.

2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde

Udestående er samlet under punkt 3).

3. Orientering fra Formanden

Generel opgavefordeling indenfor bestyrelsen.

1. Reparation af ødelagt glas på trænereboksen (fra Senior 3 kampen). Thomas tager kommunikation med kommunen om det.
2. Indendørstræningstider. Der skal afklares hvordan indendørstræningstider bliver fordelt mellem klubberne i Jyllinge. Michael tager kontakt til kommunen for at afklare det. Rikke skal booke kunstbanen fra kl.8 til 9 om lørdagen til Jyllinge FC.
3. Reservering af lokalerne skal ske i aftale med Thomas som har en opdateret kalender for det. Rikke opdaterer hjemmesiden, så at det klar for alle til hvem man skal henvende sig til for lokalereserveringen.
4. Julebold er planlagt to gange - 11/12 og 18/12 fra 17.30 til 20.00 – indtil videre. Den er åbent for drenge og piger for U10 til U15.
5. Der skal søges årligt om tilskud fra kompetencefonden (Roskilde Idrætsunion). Torben V har hovedansvar for det og Torben J støtter hvis der er behov for det.
6. Indkøb af tøj. Det sidste trænertøj er lige blevet bestilt. Regningen er omkring 10kDKK som skal bogføres snarest.
7. E-Sport. Der skal indhentes børneattester for trænerne af E-Sportholdet.
8. Fra 1. januar skal der redegøres for alle varerne som bliver taget fra kiosken – det gælder også interne møder.
9. Det besluttet at udarbejde en kalender i 2020. Til næste år tager Thomas E af sig af sagen. Der skal tages et billede til juleturnering i december som kan bruges til det.
10. Der er behov for at opdatere vores hjemmeside, bl.a. med forretningsordning og målsætninger etc. Rikke tager første oprydning sammen med Dorte H.
11. Nytårskur 5. januar. Planlægningen af dagen skal forberedes (bl.a. invitationen skal sendes ud, mad og drikkevarer skal bestilles). Dorte Larsen og Christina J står for organisation af arrangement.
12. Julegaver til trænere. Der søges om ekstra tidskud hos Fodboldens Venner til julegaver. Michael tager kommunikationen om det.
13. Der skal sættes mere fokus på kontinuerlig træning for tumlingeholdet. Den nuværende model virker ikke efter hensigten. Arne tager kommunikation med holdet og trænere fremmedrettet.
14. Brochurerne bliver for delt af trænerne når en ny spiller tilmelder sig. Torben G sender mailen til trænere og holdleder som fordeler det videre til nye medlemmer.
15. Målmandstræning. Bestyrelsen drøftede flere forskellige muligheder og besluttede at tilbyde målmandstræning via en aftale med Roskilde som har en passende løsning. Michael aftaler nærmere med Roskilde og informerer Sportsudvalg efterfølgende.
16. Seniorstævne i Jyllingehallen. Der afholdes seniorstævne den 23/11 fra kl. 10 til 14 og fra 14 til 18 for ca. 30 hold. Dommerborde skal besættes - Rikke og Arne deltager fra bestyrelsen og tager lead for dagen.
17. Børnestævne i Jyllingehallen. Der afholdes børnestævne den 24/11 fra kl. 9 til 14 og fra 14 til 18. Christina og Arne deltager fra bestyrelsen.
18. Sportsmaster hjemmeside. Den første version skal færdiggøres og publiceres indenfor nærmeste fremtiden. Michael tager kommunikation med Sportsmaster.
19. Målaktier. Målaktier sættes op til sommerturneringen 2020. Thomas laver en koncept og præsenterer det i starten af 2020.
20. Ekstra nøglesæt til trænere og ungtrænere. Hvis der er behov for ekstra nøgler, så kan de bestilles hos Thomas som har ansvar for bestilling og fordeling af nøgler.
21. U11 tilgodehavender. Der skal bestilles træningssæt til U11 holdet. Thomas E tager dialogen.
22. U15 piger tilgodehavender. Der skal bestilles en soundboks til U15 holdet. Thomas tager dialogen.
23. Kooordinator for hold der skal lægges sammen. Martin Andersen fremlægger det nye koncept til nytårskur i januar 2020.
24. Forårsstævne på Spraglehøj (fra U05 opefter). Planlægning af dagen skal påbegyndes. Christina og Torben J koordinerer datoudvalg (helst ultimo april) og invitationen.
25. Michael har ansøgt om pigeraketten. Vi afventer svar fra DBU – endelige tilbagemelding sker i starten af december.
26. DBU – Hovedet, kroppen og klubben (undervisning i skoletiden). Vi ansøger konceptet hos DBU – men det skal afklares med Jyllinge og Baunehøjskolen. Michael spørger DBU som derefter tager dialogen med skolerne.

• Implementeringsplan for fodboldpolitikken. Den seneste version af politikken skal ses igennem af sportsudvalg for at vurder om opgaverne kan løftes i klubben med de nuværende ressourcer. Michael informerer udvalget.
• Der blev afholdt to arrangements for sponsorer i oktober og november. Det næste arrangement er planlagt i starten af marts 2020. Thomas E tager koordination og kommunikation.
• Fakturering sponsorer. Thomas sørger for at alle sponsorer er faktureret. Det nye sponsorat til E-sport konceptet skal huskes i den forbindelse.

1. Opdatering af sponsorvæg. Thomas tager sig af opdatering af væggen.
2. Rydning af krat ved banerne. Til træneremøde blev der spurgt om mulighed for rydning af krat ved banerne. Dette blev drøftet med kommunen og som vurderer at det er en del af grønområde og ikke må ændres på nuværende tidspunkt.
3. Socialt arrangement for trænerne. Der skal planlægges en sommerfest for trænerne i løbet af juni måned (evt. lørdag 20. juni 2020). Arne tager koordinering for det.
4. Dommerhonorer for træningskampe. Bestyrelsen har besluttet at klubben betaler for de første 5 hjemmetræningskampe per hold. Hvis der ønskes at afholde flere træningskampe så skal dommeren betales fra holdet.
5. Økonomi
   1. 2019 Regnskab. Bestyrelsen gik regnskab for 2020 igennem. Da klubben endnu ikke har modtaget alle regninger, har bestyrelsen estimeret de udestående beløb og manuelt tilføjet. Resultater for 2019 viser en meget positiv udvikling og bestyrelsen forventer en regnskab som går op uden større gevinst eller tab.
   2. 2020 Budget. Bestyrelsen har diskuteret det nye budget for 2020. Den endelig godkendelse sker i december måneden.
6. wrap up
7. Dato for næste bestyrelsesmøde
   Michael laver en forslag til dato og tid for det næste bestyrelsesmøde.

Med venlig hilsen

Torben Grünheit

Jyllinge FC