Referat af bestyrelsesmøde 8. december 2020

Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 8. december 2020 kl. 18.30 via MS Teams.

Tilstede: Michael Talchow (MT) (formand), Torben Grunheit (TG) (ref.), Christina Jørgensen (CJ), Thomas Hermansen (TH), Torben Jørgensen (TJ). Afbud: Torben Vestergaard (TV), Thomas Elmer (TE), Troels Nørgaard (TN)

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

• Godkendelse af dagsorden

Ingen anmærkninger til dagsordenen.

• Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde

Ingen anmærkninger til referatet fra sidste møde.

• Orientering fra Formanden

1. Budget 2021. Deadline for budget 2021 er 22. januar inkl. indberetning af medlemstal til DGI.
   
   
2. Sportsmaster kontrakt. Kontrakten med Sportsmaster udløber i marts 2021 og der overvejes om den skal fornyes eller om der skal vælges en anden udbyder. MT undersøger sagen.
   
   
3. Trænersituationen. Sune fra U9 er stoppet med udgangen november. Der søges efter en ny cheftræner til holdet. Vi har pt. en del assistents trænere hvor er skal indhentes nye børneattester til.
   
   
4. Træneroversigt. Vores nuværende oversigt over trænere skal opdateres med de seneste ændringer. TE bedes om at lave et oversigt over alle trænere i klubben og opdaterer det i kluboffice – evt. med hjælp fra TG. Desuden skal der tilføjes om alle har fået et trænertøjpakke.
   
   
5. Generel kommunikation og omgangstone i klubben. Det er vigtig at sætte en standard for kommunikation – verbal og skriftlig. I det seneste tid kunne der konstateret nogle uheldige eksempler om hvordan vi taler hinanden i klubben. Bestyrelsen understreger at det er vigtig at alle parter holder den gode tone til enhver tid.
   
   
6. Trænerkontrakt. Det er lige så vigtig at alle ved hvor man kan henvende sig - også som trænere. Det er noget som kan tages op i det næste trænermøder. Trænerkontrakt skal udarbejdes som viser hvad det kræver at være træner hos JFC og hvad man kan forvente af klubben. MT sender udkast af den nuværende oplæg til bestyrelsen.
   
   
7. Kamptøj. Der skal laves en prisliste over nuværende sæt af kamptrøjer 8mands og 11mands. MT sender regneark ud.
   
   
8. E-Sport. Thomas har givet et kort og grund status på Esport fronten. Generelt kan der ses en god udvikling i de enkelte hold. Vi er nu klar til at udtage et elite hold– som får ekstra træning i øjeblikket og fremmedrettet skal repræsentere klubben i turneringer. De øvrige hold bliver i januar delt op efter styrke i stedet for alder.
   
   For at yderlige fremme Esport og kvaliteten af den tilbudte træning bliver der overvejet at sende vores 2 trænere på kursus i løbet af 2021. Selve omkostninger kan evt. blive betalt via et legat.
   
   
9. Rengøringssituation i klubben. Den nuværende rengøringstilstand i klubhuset er ikke god nok – set i lyset af COVID-19 situationen. Der mangler en strukturel løsning til at styre rengøringsopgaver i klubhuset inkl. køkken. Bestyrelsen har modtaget et eksternt bud for rengøring i klubben og overvejer om det skal vedtages i de næste uger.
   
   
10. Brandslukkeren i klubhuset er udløbet i 2016. TE bedes at kontakte kommunen til at få dem skiftet ud til godkendte modeller.
    
    
11. Oprydning af materiale og boldrum og på matriklen. Der mangler en grundig oprydning rundt omkring klubhuset inkl. vores materiale rum. Der overvejes at afsætte et rengøringsdag i første kvartal 2021.
    
    
12. Bestyrelsen mangler en overblik over de tilbageværende julekalender. Der er stadig nogle kalendere til overs som skal uddeles inden jul. TE giver kort status over antal af kalender. Derefter skal de fordeles de forskellige hold så at de kan blive solgt i Jyllinge.

• Økonomi.
  
  Formanden har givet et kort oversigt over økonomien som ser positiv ud på trods at COVID-19 nedlukninger i løbet af 2020. Der bliver indkaldt til et sær økonomimødet i bestyrelsen for at drøfte budget 2021 i starten af januar 2021.

Yderlige blev der besluttet at afsætte et tilstrækkelig pengeløb for at købe evt. manglende materialer såsom bolde, kegler, træningsvester osv. Det samme gælder årets julegaver til trænerne og ung træner som bliver erhvervet hos lokale forretninger og bliver uddelt inden jul.

• Wrap up
  
  Opstart af klubben i januar. Der skal laves et plan for genopstart af klubbens aktiviteter når COVID-19 restriktioner udløber i januar. TE bedes om at lave et forslag til det.

Dato for næste bestyrelsesmøde
Dato for næste bestyrelsesmøde: MT sender et forslag.

Med venlig hilsen

Torben Grünheit

Jyllinge FC